《接案分享》運用這 7 種軟體,自由工作者也會成為專案管理高手|接案小人森

近期因為疫情升溫以及工作趨勢變化的關係,越來越多人開始居家、遠端工作,也有許多人決定離開原有的工作崗位,成為自由工作者。剛成為自由工作者時,由於對工作時程的管理還不上手,加上案件的分配上,有時候會因為思考時間拉長或開會,而 delay 到下一個排程進度,偶爾也會因為想放空出門散步,結果導致開始自由接案後,生活的作息也被打亂;意識到這樣的狀況不能是長久之計,因此我們開始學會應用簡單好上手的軟體,本集【運用這 7 種軟體,自由工作者也會成為專案管理高手】,將與你分享透過軟體的應用,打造有條理的專案管理能力,現在就讓我們盡快來與你分享,使用這些軟體的心得與重點吧。

實用軟體一:Microsoft Edge
首先將這套軟體安裝成應用程式,透過設定,還可以在電腦開機登陸時就自動開啟,節省掉每天找行事曆或自己常使用的軟體。

實用軟體二:Google 行事曆
透過行事曆的編排,可以知道未來一周的工作該如何安插,與別人安排見面因為有事先安排,所以不會再慌慌張張出門,除了這些優點之外,還能 Google 行事曆建立起區段工作,比如早上 9 點~ 10 點開會、早上 10 點到 11 點半寫文案,明確地安排好自己的工作排程,工作起來心裡也會必較踏實,零碎的時間也比較不會悄悄地溜走,一週工作安排,我們都會建議在周日前就完成,面對新的一周心情也比較不會感到焦慮,反而會充滿動力。

實用軟體三:ZOOM
我們接案小人森周一到周五早上都要進行閱讀分享還有會議討論,所以會議前一天利用 ZOOM ,提早建立起每日的會議排程,對我們來說非常便利,更實用的地方在於,它與 Google 行事曆可以串聯,直接幫你把排程安排到行事曆裡面,會議就不會被遺漏或忘記囉。

實用軟體四:Trello
Trello 在專案管理的排程上,是非常厲害又好用的軟體,比如每一個專案該怎麼進行,下一個排程又該在哪個時間點前一定要繳交,這些瑣碎但很重要的細節,就可以運用 Trello 來幫我們做紀錄。
每個專案資料夾裡,不只可以放入連結,還可以同時放附件跟圖片,一點開就很可以很順利地看到有哪些待辦清單等待處理,哪些是長期專案,哪一個是短期專案唷。
工作區域的管理也可以讓自己更加清楚,有哪些專案正在執行,並且有效地追蹤這些正在執行的案件。

實用軟體五:自黏便籤
把重要事項、今天要完成的清單、昨日完成的事項都記錄在這裡,就能很順利地知道今天有哪些事項要盡快處理,增加自己的工作效率,進行後續追蹤;同時也能把自己的理念寫在便利貼哩,一系列的紀錄,除了加深學習的記憶外,也能讓自己不要忘了當初經由自媒體的初衷。

實用軟體六:Excel 表格統整
若你也正企劃要做一系列主題影片或部落格專案,我們也很推薦你使用 Excel 表格,以企畫一個頻道來舉例,像我們在製作影片的規劃,工具箱統整,以及單集內容的規劃,就能讓我們更快掌握這五集內影片錄製狀況,還有做後續的檢討。把表格直接上傳到雲端,直接在上面編輯,就能自動被儲存,團隊的下一位成員就能更順手地進行下一階段的工作囉。

▼若你今天也跟我一樣是部落客,利用 Excel 來記錄與廠商的合作過程(收到產品、交告時間以及備忘錄等)都能明確地記錄在上面,之後開始合作,也比較能照著規劃排程進行,內容創作也會因為工作時間充裕,完成的圖文品質比較好哦。

實用軟體七:Notion
利用 Notion 我們可以很把課程學習的心得分享、靈感素材、課程安排以及人生目標都以一篇一篇頁面的方式呈現, Notion 最棒的地方在於他也可以依據自己的需求,做出對應這些目標與排成的頁面,比如它會有待辦清單、紀錄表格、學習排程還有網址置入等功能,讓使用的人可以很快速地使用這些頁面,完成自己短、長期要達成的目標。

以上就是本集我們透過這六種不同的軟體,分別是 Microsoft Edge 、Google 行事曆、ZOOM、Trello、自黏便籤、Excel 還有 Notion,來安排自己一週的工作規劃,以及達成短、中、長期目標,你一定也會好奇為何使用軟體協助工作的完成這麼重要,因為大腦的儲存空間有限,加上每天若要記這麼多繁瑣的事情,我們就會耗損需多心力,若是直接運用軟體幫助我們記憶,建立工作模式,我們就會有更多時間、精神與體力完成作品的產出,甚至是價值更高的工作,所以這一集的內容,也期待對你的接案或創業能有幫助哦。

更多關於接案分享與咖啡廳介紹的精彩內容都可以點進→接案小人森Youtube 進行觀看唷。

期待你可以與我們分享心得和回饋,讓接案小人森可以有越來越多很棒的題材可以幫助到大家,最後也歡迎你訂閱我們的頻道,並分享給剛踏入接案的夥伴,讓我們一起陪你走過接案的酸甜苦辣哦!

若你也想要更認識我們或與更多夥伴交流,歡迎加入我們的 IG 與社團:@jie.an.life 與 接案小人森社團

每週四晚上七點半,請準時收看最新一集的接案小人森還有接案小人森 Podcast 哦,歡迎訂閱+開啟小鈴鐺,就不會錯過每集最有趣&乾貨滿滿的接案經驗 & 私藏咖啡店分享哦。



308

發表留言